Mit den gültigen Datenschutzrichtlinien stellen sich Unternehmen vermehrt die Frage, was in eine E-Mail-Signatur gehört und was nicht.
Hier einige Tipps:
Die typischen Signaturhinweise auf die eigenen Onlinepräsenzen sollten in der Signatur unbedingt aufgeführt werden. Wer die Signatur für Werbung nutzt, sollte die Chancen und das Risiko kennen, denn Werbung in den Signaturen ist rechtlich heikel. Gemäss den gültigen Datenschutzrichtlinien müssen Unternehmen das Einverständnis des Empfängers einholen, wenn Sie „Werbung“ verschicken, ähnlich wie bei einem Newsletter. Wird dies nicht getan, so riskieren Unternehmen eine Abmahnung. Trotzdem fügen Unternehmen immer häufiger Werbung in ihren Signaturen ein, weil sie das Risiko einer Abmahnung als gering einschätzen.
Der Disclaimer in der E-Mail-Signatur
„Diese E-Mail kann vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender telefonisch oder per E-Mail und löschen Sie diese E-Mail aus Ihrem System. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser Mail ist nicht gestattet.“
Solche oder ähnliche Texte sieht man oft am Schluss von E-Mails. Ein solcher Disclaimer ist jedoch weder vorgeschrieben noch rechtlich verbindlich. Das heisst er bringt nichts und ist überflüssig.
Fixe Grussformel als Teil der E-Mail-Signatur
Wer konsequent jede E-Mail „Freundliche Grüsse“ abschliesst, kann diese Formulierung in seine E-Mail-Signatur fix integrieren. Als Kommunikationsberaterin rate ich Unternehmen jedoch, die Grussformel zu variieren. Adressaten haben dann nicht das Gefühl mit einer unpersönlichen Standartfloskel abgespeist zu werden.
Das sollten Sie beim Gestalten einer E-Mail-Signatur beachten
Gibt es im Unternehmen Gestaltungsrichtlinien (Corporate Design) so sollten diese auch bei der E-Mail-Signatur zum Einsatz kommen. Selbstverständlich sollte jede Abteilung und jeder Mitarbeiter einer Firma eine einheitlich gestaltete Signatur verwenden.
Absätze und Fettschreibungen erleichtern den Adressaten das Selektionieren des Inhalts. Ein Foto oder auch das Firmenlogo, kann in die Signatur aufgenommen werden.
Verwenden Sie Bilder, dann sollten Sie sicherstellen, dass diese im Nur-Text-Format angezeigt werden. Bilder vergrössern jedoch das Datenvolumen von E-Mails, wodurch das Aufrufen länger dauern kann.
Setzten Sie in der E-Mail-Signaturen, die gleichen Schriftarten und Schriftgrössen ein wie im Mailtext. Grafiken und Hintergrundfarben beeinflussen die Ladegeschwindigkeit, deshalb besser weglassen.
Ein sehr wichtiges Kriterium ist die Länge der Signatur. Zu viele Zeilen und Links wirken rasch unübersichtlich und chaotisch. Verzichten Sie zudem auf Slogans und Mottos. Die kommen nicht bei allen gut an.
Noch ein paar Inputs zum Inhalt
EMail Texte (gilt auch für Newsletters), die eine Wirkung erzielen sollen, müssen inhaltlich so individuell wie nur möglich sein. Der korrekte Namen der Adressaten in der Anrede ist heute 0815. Ihre Nachrichten sollten auch darauf abgestimmt sein, was Ihre Kunden tun.
Deshalb:
- Datenbanken für den online Versand strukturiert aufbauen nach Kundensegmenten
- Inhalte nach Kaufinteresse, Branche oder Customer Life Cycle ausspielen. Kein Giesskannenprinzip!
Bei Fragen zu online Kommunikation kontaktieren Sie mich.
Iris Affolter
